Le matin d’une visite, l’agent court souvent contre la montre. Le cahier reste vide, l’horloge tourne et il faut laisser une preuve claire et datée de chaque visite. Un bon de visite bien conçu permet de gagner du temps sur le terrain, d’assurer la traçabilité des passages et d’apporter une valeur probante en cas de litige. Voici un guide complet sur les formats disponibles, les éléments indispensables à inscrire et les bonnes pratiques d’archivage, accompagné d’un modèle PDF prêt à imprimer et d’une version modifiable.
Pourquoi proposer un PDF prêt à imprimer ?
Le format PDF A4 est universel : il s’imprime facilement, conserve la mise en page et reste lisible quel que soit le système d’exploitation. Pour une agence immobilière ou un mandataire, offrir un PDF prêt à imprimer permet à l’agent d’avoir toujours sur lui un document professionnel et standardisé. Le PDF réduit les risques d’erreur de mise en page, évite les décalages d’impression et garantit que toutes les mentions obligatoires figurent sur le document final.
Les formats à prévoir
Il est recommandé de proposer trois versions complémentaires : un PDF A4 prêt à imprimer, un fichier Word (.docx) modifiable pour personnalisation par l’agence, et un PDF remplissable pour la saisie sur tablette ou smartphone. Chacune de ces versions répond à un usage précis : impression, modification ou saisie électronique. Fournir ces trois variantes permet à l’utilisateur de choisir l’outil adapté selon le contexte de la visite.
| Version | Usage principal | Caractéristiques |
|---|---|---|
| PDF prêt à imprimer | Impression immédiate pour signature papier | Format A4, mise en page fixe, métadonnées complétées |
| Word (.docx) | Personnalisation agence ou propriétaire | Champs modifiables, mise en page ajustable, logo de l’agence |
| PDF remplissable | Saisie et signature électronique sur mobile/tablette | Champs interactifs, compatibilité Acrobat et lecteurs PDF |
Contenu essentiel du bon de visite
Pour être recevable et utile en cas de besoin, un bon de visite doit contenir certaines mentions obligatoires et des informations pratiques. Il ne suffit pas d’indiquer la date : il faut identifier clairement les parties, le bien, le mandat, la chronologie et les observations pertinentes. Ces éléments garantissent la traçabilité et permettent de reconstituer les faits en cas de contestation.
Mentions indispensables
- Identité complète de l’agent ou de l’accompagnateur (nom, prénom, agence, téléphone).
- Identité du visiteur (nom, prénom, pièce d’identité ou date de naissance si nécessaire).
- Adresse du bien et référence du mandat (numéro unique et date du mandat).
- Date et heure de la visite (heure de début et, si utile, heure de fin).
- Signature manuscrite ou électronique du visiteur et de l’agent.
- Observations sur l’état du bien, éventuels dégâts, compteurs, et commentaires sur le comportement du visiteur.
- Mention sur l’autorisation de prise de photos ou documents remis (si applicable).
| Mention | But | Exemple |
|---|---|---|
| Identité de l’accompagnateur | Identifier la responsabilité | Dupont Martin, Agence Centre, 01 23 45 67 89 |
| Identité du visiteur | Preuve de présence | Leclerc Anne, carte n° ABC12345 |
| Numéro de mandat et adresse | Référence contractuelle | Mandat n°2026-001 — 12 rue de l’Église, 75000 Paris |
| Date, heure et signature | Datation et acceptation | 01/03/2026 14h30 — signature manuscrite ou e-signature |
Conseils pratiques pour la saisie et la signature
Sur le terrain, privilégiez la simplicité : remplissez immédiatement le document, prenez une photo du bon signé et archivez-la. Si vous utilisez un PDF remplissable, vérifiez la compatibilité avec le lecteur mobile de l’agence et testez la fonctionnalité de signature électronique. Pour la signature manuscrite, assurez-vous que l’encre soit lisible et que la page ne soit pas endommagée avant la numérisation.
Ordre recommandé des opérations
- Demander et vérifier l’identité du visiteur.
- Compléter les champs relatifs au mandat et à l’adresse.
- Noter l’heure d’arrivée et, si besoin, celle de départ.
- Faire signer le visiteur et l’agent.
- Numériser ou photographier le document immédiatement et nommer le fichier avec le numéro de mandat.
Archivage et conservation
La conservation des bons de visite doit être organisée : conservez une copie numérique dans un dossier dédié par mandat, avec une nomenclature standard (ex. : mandat2026-001visite20260301.pdf). Prévoyez une durée d’archivage conforme aux obligations légales et aux pratiques internes de l’agence. L’archivage sécurisé (cloud chiffré ou serveur interne) limite le risque de perte et facilite la recherche en cas de besoin.
En complément, tenez un registre centralisé des visites ou intégrez les informations au logiciel de gestion immobilière. Cela permet de suivre le nombre de visites, les retours clients et d’identifier rapidement les actions à mener pour chaque mandat.
Un bon de visite bien conçu optimise le travail de l’agent, protège l’agence et rassure le propriétaire. Proposez systématiquement un PDF prêt à imprimer, un Word modifiable et un PDF remplissable pour couvrir tous les usages. N’oubliez pas les mentions obligatoires, la signature et la numérisation immédiate. Téléchargez le modèle proposé, personnalisez-le avec votre logo et votre numéro de mandat, et intégrez-le à vos procédures quotidiennes pour gagner en efficacité et en sécurité juridique.
